Etkili iletişim, mesajların doğru ve etkili bir şekilde iletilmesini sağlayan bir iletişim yöntemidir. Etkili iletişim, karşılıklı anlayışı geliştirir, ilişkilerin daha sağlam temele oturmasını sağlar ve insan doğasından kaynaklanabilecek yanlış anlaşılmaları en aza indirir. Etkili iletişim becerileri kullanarak, kişisel ve profesyonel ilişkilerimizde başarılı olmamızı sağladığı gibi, çatışmaların çözülmesinde de büyük rol oynar.
İletişim, yöneticilerin de aynı ölçüde iç içe olduğu bir süreçtir. Zira yöneticilerin sürekli olarak yüz yüze kaldıkları “insan ilişkileri”, “çatışma”, “halkla ilişkiler”, “güdüleme”, “tören”, “toplantı”, “karşılama”, “uğurlama” gibi birçok eylem iletişim kavramının içinde algılamak mümkündür.
İletişimi, emirlerin, bilgilerin, düşüncelerin, açıklamaların ve sorunların bireyden bireye veya gruptan gruba aktarılma ve iletilme süreci olarak tanımlayabiliriz. Kısacası iletişim, bireyler, gruplar ve örgütler arasında ilişki kurmayı amaçlayan bir etkileşim sürecidir.
Kişilerarası İlişkiler ve Etkili İletişim
Bir başka ifade ile davranışların açıklanması ve anlaşılmasını sağlayan bir araçtır. İletişimi, örgütlerde oluşan sorunlarla baş edebilmek için başvurulan bir araç olarak görmek mümkündür.
Örgütsel yapı, örgütte bulunan bireyler, gruplar ve birimler arasında gerçekleştirilen iletişim yoluyla kurulabilir ve geliştirilebilir. Yani örgütte bulunan kişi ve birimler arasında iletişimin olmaması durumunda herhangi bir örgütsel yapıdan söz etmek mümkün değildir.
Örgütsel yapının başarısı, büyük ölçüde dikey ve yatay iletişim yoluyla herhangi bir kurumda kimlerin kimlerle ilişki kuracağı, kimlerin neleri yapması gerektiği açık bir şekilde belirlenir. Bunlara da kısaca yazılı iletişim kuralları adı verilir.
İnsanlar, kendilerine gönderilen sözsüz mesajlara karşı çok duyarlıdır. Adele gerilmeleri, dudak kenarındaki gergin çizgiler, mimikler, yani beden dili çok kolay okunabilir. Beden mesajları ile sözlü mesajlar çelişirse karşıdaki kişinin aklı karışabilir. Bu şekilde mesajları çelişen kişiye güven duyulmaz, bu kişiler ikiyüzlü olarak görülürler.
Karşıdaki kişiler korkutulmamalı, yargılanmamalı ve aşırı bir şekilde denetlenmemelidir. Çünkü korkutulan, yargılanan ve yakından denetlenen kişiler kendine olan güvenini kaybedebilir, kendini değersiz hissedebilir. Bu duruma düşen kişi kendisi olmaktan çıkar, her uyarana karşı savunucu tepkiler veren, yalan söyleyen ve hile yapan bir kişi haline gelebilir kanallarının sağlıklı işleyişine bağlıdır.
Bir İnsanın Etkili İletişim Kurduğunu Nasıl Anlarız?
Etkili iletişim yöntemleri kullanan bir insanın vücut diline ve sözlerine bakarak bunu anlamamız mümkündür. Gelin, nerelere dikkat etmemiz gerektiğini detaylı olarak inceleyelim:
- Karşınızdaki kişi rahat bir ses tonu ile sakin bir şekilde konuşuyorsa,
- Yapay bir nezaket yerine içten davrandığını hissediyorsanız,
- Göz teması kurmaktan çekinmeyip gözlerini kaçırmıyorsa,
- Heyecanını kontrol altına almayı başarabiliyorsa,
- Kelime seçimi ve cümlelerinde özenli davranıyorsa,
- Anlattığı konuya hakim olduğunu hissettiriyorsa,
- O kişi konuşurken ondan bir şeyler öğrendiğinizi hissediyorsanız,
- Konuşması tekdüze değil de akıcı ve ilgi çekici ise,
- Konuştuğu kadar karşısındakileri de sabırla dinliyor mu?
- Jest ve mimiklerinde abartıya kaçmadan, yeterli şekilde kullanıyorsa,
Karşımızdaki insanın etkili iletişim kurma tekniklerine hakim olduğunu ve başarıyla kullandığını anlayabiliriz.
Türkçeyi Doğru Etkili ve Güzel Kullanmanın İletişimdeki Önemi
Etkili iletişim eğitimi almış insanların büyük çoğunluğu, Türkçe’yi doğru kullanmanın öneminden bahsetmektedir. Bizimle aynı dili konuşan insanlarla daha iyi bir bağ kurmak, iletişim sürecini daha verimli ve güvenli hale getirir. İşte Türkçe’de etkili iletişimin 5 temel ilkesi:
- Anlaşılır olmak: Düzgün ve doğru bir Türkçe ile, karşımızdakiler ne dediğimizi daha rahat anlayabilir. Dilbilgisi kurallarına uygun kurulan kısa cümleler, etkin bir iletişim kanalı oluşturacaktır.
- Güvenilir olmak: Türkçemizi doğru ve anlaşılır şekilde kullanmak, iletişim kurduğumuz muhataplarımızın bize güvenmesine yardımcı olur. Dilin doğru kullanımı, kişinin duygu ve düşüncelerini net bir şekilde ifade edilmesi anlamına gelir. Bu da, güven tesisinde en önemli adımdır.
- Profesyonel olmak: İş dünyası demek, profesyonelliğin öne çıktığı ortamlar demektir. Böyle ortamlarda düzgün ve akıcı bir Türkçe ile konuşmak, ciddiyetinizi karşı tarafa göstereceğinden, olumlu bir iletişim kurulmasına yardımcı olur.
- Yanlış anlaşılmaların önüne geçmek: İnsan doğası, kimi zaman yanlış anlaşılmalara neden olabilir. Bunun önüne geçmenin en iyi yolu, Türkçemizi doğru kullanmak ve düşüncelerimizi olabildiğince net bir şekilde karşımızdakine aktarmaktır.
- Saygılı olmak: Türkçe kullanımı ne kadar iyi olursa, kişi saygısını ve ilgisini o kadar net gösterebilir. Burada önemli nokta, dilinizi kullanmaya gösterdiğiniz özenin karşı taraf tarafından fark edilmesi ve profesyonel alanda da aynı özeni göstereceğinizin tahmin edilmesidir.
Etkili İletişimin 50 Kuralı
İnsanlarla etkili bir iletişim kurmak için uymamız gereken etkili iletişim kuralları şu şekildedir:
1. Karşınızdakini dinlemesini bilin.
2. Sabırlı olun.
3. Esnek olun.
4. Sizi dinleyenlerin anlayacağı sözcükler seçin.
5. İnsanların gönlünü almaktan korkmayın.
6. Sinirlerinize hakim olun.
7. Şaka yapacağınız zaman iyi düşünün.
8. Sorulara karşılık verin.
9. Konunuzu iyi bilin
10. Düşünmeden konuşmayın.
11. Sürekli dert yanan biri olmayın.
12. Karşınızdakilerin tepkilerine dikkat edin.
13. Kaybetme ihtimalini de göz önünde bulundurun.
14. Gereksiz eleştirilerden kaçının.
15. Görüşlerinizi başkalarına zorla kabul ettirmeye çalışmayın.
16. Gürültü yapmayın ancak sesinizi duyurun.
17. Yüz ifadenizi kontrol edin.
18. Ayaklarınızı masaların üstüne koymayın.
19. Biri sizinle konuşurken işinizle meşgul olmayın.
20. Birisi konuşurken, önünüzdeki kağıtlara çiziktirmeyin.
21. Birisi konuşurken, başkalarıyla fısıldaşmayın.
22. Sözü başkalarının ağzından kapmayın.
23. Duman makinesi olmayın.
24. Yerinde, duramayan bir olmaktan kaçının.
25. Aynı sözcükleri dilinize dolamaktan vazgeçin.
26. İnsanlara ne yapacaklarını öğretmek merakından vazgeçin.
27. Çift anlamlı sözcüklerden kaçının.
28. Ne zaman susmak gerektiğini bilin.
29. Sözünüzü güçlü bir tonla bitirin.
30. Başkalarını kötülemeyin.
31. Öğütlediğiniz şeyleri kendiniz de uygulayın.
32. Yüksekten atmayın.
33. Herkesin işine burnunuzu sokmayın.
34. Size akıl danışılmadıkça öğüt vermeyin.
35. Olduğunuz gibi görünün.
36. Gereksiz yere zıtlık yaratmayın.
37. Adil davranın.
38. Böbürlenmeyin.
39. Başkalarının canını sıkacak esprilerden kaçının.
40. İnsanları terslemeyin.
Telefonla Görüşürken
41. Telefonda önce kendinizi tanıtın.
42. Ahizenin içine doğru konuşun.
43. Karşınızdakinin sözünü kesmeyin.
44. Arada bir şeyler söyleyerek dinlediğinizi belli edin.
45. Telefonda konuşurken bir şey yemeyin.
Mektup Yazarken
46. Gereksiz şeyler yazmaktan kaçının.
47. Yazdığınızı hiç değilse bir kez okuyun.
48. Ağdalı sözcükler kullanmayın.
49. Kötü haberleri yumuşak dille iletin.
50. Yazınızı, olumlu, gönül alıcı bir cümleyle tamamlaya çalışın.
Etkili iletişim örnekleri bu şekildeydi. Gündelik hayatta bunları uygulayarak çevremizdeki insanlarla çok daha etkili iletişim kurabilir, sorunlarımızı daha rahat ve yıpranmadan çözebiliriz.
